connection coaching, lean, okr, strategia, okr, tehokkuus

Lean
Maailman tehokkain johtamismalli

Bisnes on ääretön peli.

Sillä ei ole alkua, eikä loppua. Silti monet pelaavat sitä, niin kuin se olisi äärellinen peli. Niin kuin sillä olisi joku loppupiste. Jos toinen yritys pelaa ääretöntä peliä ja toinen äärellistä, niin jälkimmäinen on isoissa vaikeuksissa. Äärettömän pelaajan tavoite on pitää peli käynnissä. Äärellisen pelaajan tehtävä on voittaa. Mutta kyseessä on peli, jota ei voi voittaa.
Jatkuva kehittäminen kuulostaa hienolta. Siinä on eteenpäin menevää fiilistä, loputtomia mahdollisuuksia ja tekemisen meininkiä. Ikävä kyllä arkeen, eli yritysten tapoihin ja käytänteisiin asti jatkuvan kehittämisen filosofia harvoin yltää muutamia workshoppeja lukuun ottamatta. Miksi näin on?

Lean on vuosikymmenien aikana muodostunut erittäin varteen otettavaksi johtamisfilosofiaksi. Se ei ole helpoin, yksinkertaisin tai välttämättä kaunein. Mutta oikein ymmärrettynä se on todella tehokas.

Lean ei ole rakettitiedettä tai salaseura

jossa vain esoteerisiin kaavoihin vihkiytyneet senseit voivat ymmärtää totuuden. Lean on yksinkertaista ja jatkuvaa toimintaa, mutta se ei tee siitä helppoa! Monimutkaistaminen on helppoa ja jokainen koulutettu toope pystyy siihen. Yksinkertaistaminen on vaikeaa ja se vaatii lukuisia toistoja ja testejä ennen kuin parhaat käytänteet teidän organisaatiolle löytyvät.
Itse karsastan uusia quick fix -ratkaisuja, joilla lupaillaan kuut ja tähdet taivaalta. Ongelma niissä on, että ne eivät yleensä ota huomioon oikeita ihmisiä ja arjen kontekstia, jossa he työskentelevät ja kohtaavat ongelmia. Lean on tässä mielessä erittäin varteenotettava ratkaisu. Se lähtee ihmisestä, kunnioituksesta ja tekijän voimaannuttamisesta. Lähdetään siis yhdessä katsomaan, miten saisimme tämän filosofian toimimaan myös teidän organisaatiossa.

Mitä Lean-organisaatiot tekevät eri tavalla?

Lean on jatkuvan kehittämisen johtamismalli, jossa pyritään maksimoimaan asiakasarvo minimoimalla hukka, kehittämällä ihmisiä ja parantamalla prosessien läpivirtausta. Ok, ihan kiva, mutta entä käytännössä? 

1 Askel: Filosofia & periaatteet.

Ensiksi pitää ymmärtää miksi teidän kannattaa lähteä Lean-matkalle ja vasta sitten vastata kysymyksiin mitä ja miten. Vastaus miksi-kysymykseen on joka organisaatiolle eri, mutta siihen on pakko vastata, jos haluaa saada pitkäaikaisia tuloksia. Kuten Nietzsche sanoi “Se, ken tietää miksi hän tavoittelee jotain, ei välitä siitä miten se saavutetaan. Ensiksi pitää saada oma ajattelu ja osaaminen riittävälle tasolle, ennen kuin hyökkää työkalujen ja metodien kimppuun. Monet työkalut ovat hyödyllisiä, mutta vain jos ne tukevat tavoitteiden saavuttamista ja työnteon tehokkuutta. Testatkaa eri menetelmiä, mutta olkaa todella kriittisiä niitä kohtaan. Työkalut eivät ole päämäärä, vaan väline jolla voidaan päästä sinne.

2 Askel: Visuaalinen johtaminen

Sitä mitä et näe, on erittäin vaikeaa johtaa. Varsinkin tietotyössä, jossa projektit, asiakkuudet, tieto ja toiminta ovat yleensä epäkonkreettisia. Tehtävät ja tieto pirstaloituvat sähköposteihin, kokouksiin, tiimityökaluihin, aivokoppiin ja to-do-listoihin, joten tärkeät asiat jäävät kiireellisten jalkoihin ja kokonaisuus hämärtyy.

3 Tieteellinen ongelmanratkaisu

Kun jossain vaiheessa törmäämme esteeseen, niin meidän pitää kysyä jatkammeko eteenpäin kohti haastetasoa vai käännämekö suuntaa. Lean startupissa tätä kutsutaan termillä “Pivot or persevere”, eli suunnanmuutos tai sinnittely. Jos visio ja haastetaso ovat edelleen validit, niin yleensä esteistä mennään läpi. Mutta tässä kohtaa yleensä tehdään paljon virheitä ja lähdemme läpi siitä mistä aita on matalin, joten päädymme sammuttamaan tulipaloja ja hoitamaan ongelman oireita juurisyiden sijaan.

Leanissä ongelmien juurisyiden ratkominen ja tieteellinen ongelmanratkaisu toimii PDCA-syklin mukaisesti.

4. Prosessit ja standardityö

Kun olemme onnistuneet ratkaisemaan ongelman ja löytämään paremman tavan luoda asiakasarvoa, niin siitä pitää tehdä standardi, jotta kaikki organisaatiossa voisivat hyötyä uudesta, tehokkaammasta tavasta työskennellä. Miten teillä jalkautetaan uusia toimintatapoja? Tämä vaatii myös systemaattista työtä, jotta parhaat käytänteet tulevat mahdollisimman laajasti käyttöön. Luonnollisesti jos organisaatio on iso, niin se mikä toimii yhdessä paikkassa ei välttämättä toimi kaikkialla, joten ratkaisua pitää testata eri konteksteissa PDCA-syklin mukaisesti.

Leanissä ongelmien juurisyiden ratkominen ja tieteellinen ongelmanratkaisu toimii PDCA-syklin mukaisesti.

Kuinka vien Leanin meillä käytäntöön?

1. Askel: Miksi

Lean transformaation pitää lähteä kysymyksestä “Miksi?”.   Mitkä ovat ne syyt ja muutoksen ajurit, joiden takia halutaan lähteä implementoimaan Lean-ajattelua yrityksen toimintakulttuuriin. Ilman selkeää tahtotilaa muutoksen vauhti yleensä hyytyy alkupamauksen jälkeen.

2. Askel: Kartoita nykytila

Toinen askel on kartoittaa nykytila. Keskeisten arvoketjujen ja prosessien kuvaus antaa hyvän näkymän toiminnan sen hetkiseen tilaan. Matkaa pitää jatkaa sieltä, missä olette nyt. Monet alkavat kartoittamaan heti tulevaisuuden ihannetilaa tai kuvaavat nykytilan parempana, kuin se todellisuudessa onkaan. Kuvatkaa nykytila rupineen, kaikkineen sellaisena kuin se on.

3. Askel: Kuvaa ihannetila

Kolmantena lähdetään kuvaamaan ihannetila, jonne pyritään. Tämä kuvaus tehdään asiakasarvon muodostumisen näkökulmasta, eli kuinka saadaan mahdollisimman tehokkaasti muutettua asiakastarve asiakkaan arvoksi. Tässä kohtaa voi myös rikkoa tuttuja muotteja ja tehdä täysin eriäviä malleja luoda kyseinen arvo. Ei tarvitse vain hioa vanhan mallin kulmia.

4. Askel: Määritä pohjantähtitavoitteet

Ihannetilasta käsin voidaan muodostaa yrityksen pitkän aikavälin “pohjantähtitavoitteet” ja visio. Nimi tulee siitä, että vaikka muut tähdet liikkuvat taivaalla, niin yksi tähti pysyy aina paikallaan, josta voidaan tarkistaa suuntima. Ideana on se, että vaikka strategia, eli se miten tavoitteisiin päästään, niin visio, eli miksi olemme olemassa, ei muuttuisi. Ajattele vaikka Googlen visiota: “järjestellä kaikki maailman tieto mahdollisimman käytettävään muotoon. Tämän toteuttamiseksi on lukuisia keinoja, mutta päämäärä pysyy aina samana.

5. Askel: Tutki kuilua nykytilan ja ihannetilan välillä

Kun nykytila ja ihannetila ovat selvillä, niin sitten tehdään Gap-analyysi, jolla tutkitaan näiden välissä olevaa kuilua. Kysymykset, kuten “Mitä puuttuu? Mitä on liikaa? Mikä ei toimi? Mikä toimii?” auttavat rakentamaan muutoksen tiekarttaa. 

6. Askel: Luo muutoksen tiekartta

Gap-analyysista johdetulla kehittämissuunnitelmalla lähdetään tekemään käytännön muutoksia toimintaan. Mitä tehdään ensiksi? Mihin meillä on resursseja? Miten käytännössä toimimme arjessa? Tässä kohtaa yleensä kannattaa kääntää katse muutoksen tukitapoihin, eli visuaaliseen johtamiseen ja lean-johtamiseen. Ilman näitä muutos jää torsoksi ja jatkuva kehittäminen on erittäin haastavaa. 

7. Askel: Pienet parannukset arjessa (PDCA)

Plan-Do-Check-Act -sykli on Leanin sykkivä sydän. Kun jokaisen työn kuvaan on otettu osaksi toimintatapojen, prosessien, standardien ja asiakasarvon parantaminen, niin pieniä testejä alkaa syntymään kuin sieniä sateella. Ennakkoon on mahdotonta tietää, mikä toimii ja mikä ei, niin siksi haluamme tehdä kehittämisen tieteellisen mallin mukaisesti, eli hypoteesi – testi – tarkistus ja jos löysimme jotain parempaa, niin toimintaa!

8 & 9. Askel: Tukitavat, jotka pitävät Leanin elossa

Visuaalinen johtaminen tekee tavoitteet ja toiminnan kaikille avoimeksi, joten muutos pysyy kaikkien mielessä päivittäin. Lean-johtamisella saadaan koko organisaatio mukaan uusiin toimintamalleihin, voidaan kehittää tiimiläisten kykyä ratkoa ongelmia ja annetaan kehitysvastuuta alaspäin organisaation hierarkiassa.

Lean transformaatio vaatii johdon sitoutumista ja esimiesten itsensä peliin laittamista. Monesti erilainen tapa toimia samalta kuin yrittäisit kirjoittaa eri kädellä kuin yleensä. Aikamoista söherrystähän se aluksi on ja tuntuu aika vieraalta. Mutta, kun sitä treenaa hetken aikaa, niin se lähtee sujumaan. 

Yksi keskeisimpiä juttuja tässä muutoksessa on se, että sen pitää edistää työskentelyä ja tavoitteiden saavuttamista. Etsi myös nopeita voittoja ja onnistumisen tunteita, että muutoksen pyörät pysyisivät pyörimässä. Mikään ei myy muutoksen ideaa paremmin kuin onnistumiset!