Ensimmäisessä osassa kävimme läpi ensimmäiset kolme tapaa hukata hermoja, rahaa, energiaa ja mikä pahinta: aikaa. Eri työkulttuureista löytyy erimääriä hukkaa, mutta varmaa on se, että aina sitä löytyy. Se luo ihmisille turhaa kiireen tuntua ja stressiä, kun pitää tehdä turhia hommia ja vielä tehottomasti. Tekijät uupuvat ja asiakas ei saa täyttä arvoa palvelusta itselleen. Tämä blogi ei sinällä pureudu syvälle keinoihin, joilla erilaisia hukkia voisi minimoida, vaan tässä vaiheessa on olennaisempaa vain tunnistaa eri haaskauksen lähteet. Jokainen voi miettiä miten ne ilmentyvät omassa työssään ja alallaan, jolloin niihin voi alkaa myös miettimään ratkaisuita. Lähdetään tutkimaan loput kuolemansynnit!
4. Kuolemansynti: liike (movement)
Liikehukkaa ilmenee, kun ihmiset joutuvat liikkumaan turhaan tai tekemään turhia asioita. Asioiden, ihmisten ja tiedostojen etsiskely on hyvä esimerkki liikehukan ilmentymisestä. Kävelet ympäri toimistoa etsien jotain tiettyä henkilöä tai käyt läpi arkistoja tiettyä tietoa etsien. Ei ole väliä onko kyseessä jalkojen, käsien vai silmien liike, niin aikaa ja energiaa kuluu. Tähän kategoriaan uppoavat myös turhat kokoukset, joihin pitää mennä, jotka estävät työnteon kokouksen ajalta.
5. Kuolemansynti: kuljetus (transportation)
Kuljetukset tarkoittavat asioiden liikuttelua niin, että se ei luo mitään lisäarvoa. Viedään ja tuodaan edestakaisin varastosta työpöydälle ja takaisin. Kuljetuksissa on yleensä liikaa luovutuksia eri välikäsille, jotka monesti varastoivat sen siksi aikaa kun eivät työstä sitä. Eli kyseessä on huono logistinen suunnittelu, sekä epäselvät viitoitukset ja ohjeistukset.
6. Kuolemansynti: virheet (defects)
Virheet ovat lisätyötä, jonka luulit olevan valmis, mutta jota esimies / asiakas ei hyväksynytkään. Normaaleja virheitä ovat väärät tilaukset, virheet suunnittelussa, virheellinen laskutus, hävinneet tavarat ja tiedot, sekä puuttellinen kommunikaatio. Pystyt itse varmasti keksimään vielä pari tusinaa yleistä virhettä. On inhimillistä ja aika normaalia tehdä virheitä, siksi työn tekeminen tulisi olla niin suunniteltu, että se minimoisi ihmisten tekemiä virheitä. Ei kukaan pysty olemaan 100 % läsnä ja tehokas koko aikaa.
7. Kuolemansynti: yliprosessointi (over processing)
Yliprosessointi on turhaa työtä, joka johtuu tehottomista prosesseista. Luodaan ylimääräisiä versioita samasta työstä tai hiotaan niitä liian pitkään. Voi ilmentyä myös päättämättömyytenä. Esimerkkejä tästä on, kun tarvitaan useita päättäjiä ja allekirjoituksia pieniinkin päätöksiin, tehdään tarpeetonta datan keräämistä ja prosessointia. Myös ohjelmistojen yhteensopimattomuudet, kiirellisten tilausten jouduttaminen muiden töiden kustannuksella ja tarpeeton raportointi ovat yleisiä hukkia, jotka johtuvat yliprosessoinnista.
Xtra Kuolemansynti: Ihmisten hukkakäyttö
Tämä kuolemansynti ei ole alkuperäisessä listauksessa, mutta on mielestäni yksi olennaisimmista hukista tietotyössä. Tämä ilmenee, kun ihmisten taitoja ja tietoja ei käytetä tehokkaasti, koska niitä ei tunnisteta ja ihmisiä ei ole valtuutettu vaikuttamaan omaan kehittymiseensä ja työnsä kuvaan. Yleisiä esimerkkejä tästä on kun, rekrytään kavereita, eikä alan parhaita, käytetään ohjelmistoja ilman koulutusta, ei tueta henkilökohtaista kehittymistä, tai työntekijällä on joko bore out, eli ei tarpeeksi (mielekästä) tekemistä tai burn out, eli vastakkainen tilanne.
Hukka on ja tulee olemaan aina läsnä työssämme. Tie täydellisyyteen on suunta, ei päämäärä. Aina voi parantaa, joka tekeekin Lean-ajattelun omaksumisesta erittäin mielenkiintoista. Suosittelenkin käyttämään pari minuuttia oman työn tarkasteluun. Mieti missä kohtaa suurimmat hukat ilmenevät ja voitko tehdä jotain asialle. Mikä on se lopullinen arvo, jota pyrit luomaan ja mitä askelia siihen pitää tehdä? Mitä askelia teet, joita ei tarvitse tehdä?