Lean mittaaminen – mutusta dataan

Kehittäminen usein halutaan nähdä asian tilan parantamisena. Näinhän se ei kuitenkaan aina mene. Tämä johtuu siitä, että on mahdotonta nähdä ennakkoon, kuinka muutokset tulevat vaikuttamaan kokonaisuudessaan. Tämän takia lean-kehittäminen keskittyy oppimiseen. Jokainen muutos, testi, korjaus tai “parannus” on kohtuullisen turha, jos siitä ei ole mitään opittu. Mitä tapahtui? Mistä se johtui? Miten testiä pitää muuttaa? Kuinka iso muutos oli? Parempaan vai huonompaan suuntaan?

Toinen asia mikä tulisi ottaa tosissaan on asioiden mittaaminen. Intuitio, kokemus ja mututuntuma ovat tärkeitä työkaluja, mutta voivat helposti ohjata meitä harhaan. Me rakastumme omiiin ideoihimme, joten mielellämme ohitamme niihin liittyvät puutteet (tai jopa idean täydellisen ääliömäisyyden). Mutta dataa on vaikeampi huijata, joten katsotaan muutamia keinoja mitata asioita leanissa.

W. E. Demingin suusta:

“Et voi johtaa sitä, mitä et voi mitata”
“Jumalaan me uskomme, muut tuottavat dataa”

Mitä mitata?

Aloitetut vs. lopetetut

Tämä mittari on erittäin suoraviivainen. Montako tehtävää aloitit ja sait päätökseen tietyllä aikavälillä. Luonnollisesti tavoitteena on täydellinen tasapaino aloitettujen ja lopetettujen tehtävien osalta. Tämä tietysti harvoin toteutuu, joten pieni vaihtelu on ihan ok (+/- 5-10 %).

Tämä mittari auttaa sinua hahmottamaan, että onko työllesi enemmän kysyntää kuin pystyt palvelemaan vai onko tilanne päinvastoin, eli voit saada kaikki tehtävät tehtyä nopeammin kuin sitä tulee.

Mittari on siitä helppo, että se tarvitse mitään ylimääräistä ohjelmistoa tai systeemiä. Laitat vain aloitettujen ja lopetettujen tehtävien numeraalisen määrän Google sheetiin tai vastaavaan ohjelmaan.

Työtaakka (W.I.P. – Work In Progress; aloitettu, mutta ei lopetettu työ)

Työtaakka on leanin keskiössä. Työtaakan mittaaminen on olennaista ymmärtääksesi työn virtauksen koko järjestelmässä. Työtaakan epäsuhtainen jakautuminen on selkeä mittari sille, että jotain on pielessä. Kun työtaakkaa lähdetään tietoisesti rajoittamaan, niin läpimenoaika nousee taatusti. Työtaakan rajoittaminen myös parantaa tehtävien priorisointia, sillä jokaisella hetkellä olevien tehtävien lukumäärä on tiukasti rajoitettu. Tämä muuttaa myös fokuksen tehtävien aloittamisesta niiden loppuun saamiseen.

“Riittää kun seuraamme, paljonko aikaa kuluu siitä hetkestä, kun asiakas antaa meille tilauksen, siihen pisteeseen, jossa saamme maksun. Ja lyhennämme tätä aikaa jatkuvasti…”
Taiichi Ohno

Jos haluat nopeuttaa keskimääräistä läpimenoaikaa, niin sinulla on kaksi vaihtoehtoa, joista ensimmäinen on paljon helpompi:
1? Rajoita työtaakkaa
2) Paranna keskimääräistä suoritustehoa esim. Ostamalla parempia työvälineitä, koulutuksilla, ohjelmistoilla, palkkaamalla lisää väkeä, parantamalla prosesseja, jne..,

Läpimenoaika

Läpimenoaika tarkoittaa kuinka kauan kyseisellä tehtävällä kestää kulkea prosessin alusta loppuun. Mitä nopeampi läpimenoaika, sitä suurempi virtaustehokkuus ja sitä nopeampi on organisaation arvonluontikyky.

Eri tapoja mitata läpimenoaikaa:
-Keskimääräinen läpimenoaika
-Tietyn tehtävän läpimenoaika
-Tehtävien moodi (mat. Numeroarvo joka esiintyy useiten)
-Ääripäät, eli vaihteluväli

Läpimenoajan tunteminen helpottaa luomaan asiakaslupauksia, suuntaamaan resursseja oikein, suunnittelemaan tulevaisuutta, pitämään huolta terveestä kassavirrasta ja lukuisia muita seurauksia.

Kierrosaika

Läpimenoaika mittaa kokonaisuutta, joten kierrosajan tehtäväksi jää mitata yksittäisiä prosessin osia. Yleensä mittaaminen kannattaa aloittaa läpimenoajasta ja sitten myöhemmässä vaiheessa keskittyä prosessin yksittäisten osien mittaamiseen.

Läpimenoaika = kierrosaikojen summa

Läpimenoaika voi tarjota loistavan kokonaiskuvan, mutta kierrosajat voivat tarjota tarkempaa tietoa prosessin yksittäisistä vaiheista ja antaa ideaa siitä mitä pitäisi vielä kehittää.

Mitä teidän organisaatiossa mitataan ja miten?