Kanban: päivittäisjohtamisen #1 työkalu. Miksi & Miten.

johtaminen

Ihmisillä on kaksi supervoimaa: looginen päättelykyky, joka asuu etuaivolohkossamme ja hypersosiaalisuus, eli pystymme tekemään yhteistyötä myös heimomme ulkopuolella. Joten jos haluat saada organisaatiostasi mahdollisimman kovan tuloksentekijän, niin voit joko kouluttaa työntekijöistäsi fiksumpia tai parantaa heidän yhteistyötään. Voin sanoa, että jälkimmäinen on n. 100x helpompaa.

Kompleksisuus, siilot, tiedon näkymättömyys, toimistopolitiikka ja lukuisat muut esteet kuitenkin torppaavat hedelmällisen yhteistyön heti alkuunsa. Jos tavoite ei ole selkeä, työn virtaus on hukassa ja kokonaisuus on sumea, niin siinä on johtajalla kerrakseen työmaata. Tällöin tilanne nopeasti eskaloituu jatkuvien tulipalojen sammutteluksi ja poikkeuksien hallinnaksi.

Kanban (suom. tietotaulu) on järjestelmä, joka voi mahdollistaa ylläolevien ongelmien kitkemisen ja toiminnan stabiloimisen.

Miksi käyttää Kanbania:
kanban

Miten Kanban otetaan käyttöön?

Kanbaneita on digitaalisia ja analogisia. Jos olette kaikki samassa toimistossa, niin suosittelen aina analogista (eli fyysistä) kanbania. Ai miksi? No sen muokattavuus on ihan huippuluokkaa, se lisää yhteistyötä, läpinäkyvyys lisääntyy, ongelmat nousevat päivittäin esiin (tämä on hyvä asia), kehittäminen nopeutuu ja työn teon kulttuuri muuttuu.

Digissä käytän yleensä Trelloa:

Analogiset versiot ovat käytettävyydeltään ja muokattavuudeltaan paljon parempia:

Yksi suurimmistä Kanbanin vanhvuuksista on se, että sen voi ottaa minuuteissa käyttöön… mutta sen täydellinen ymmärtäminen tulee viemään pitkään. Vähän niin kuin Shakin tai Gon.

4 askelta kuinka rakennan oman Kanban-järjestelmän:
1) Mikä on teidän tavoite? Miksi ja mitä varten te haluatte ottaa Kanbanin käyttöön?

2) Visualisoi työ. Jaa työtehtävät pieniksi paloiksi ja kirjoita ne lapuille. Piirrä taululle se prosessi, jota haluat seurata. Pistä laput niihin kohtiin prosessia, jossa ne tällä hetkellä ovat.

3) Rajoita työtä (WIP). Haluamme nopeuttaa työn virtausta keskittymällä vain kouralliseen asioita kerralla. Tee WIP (work in progress) rajat taulun eri kohtiin.

4) Mittaa ja hallitse läpimenoaikaa.

Jos tämänlainen johtamisen ja työn tekemisen malli kiinnostaa sinua, niin ota yhteyttä: tuomas@connection.fi