Haluatko enemmän aikaan vähemmällä? 6 oppia vuosikymmenten tuottavuusviisaudesta
Oletko koskaan lukenut tuottavuuskirjoja ja huomannut, että ne kaikki tuntuvat toistavan samoja neuvoja? Niin minäkin. Olen opiskellut ja kirjoittanut tuottavuudesta vuosia, ja olen tislannut kymmenien kirjojen ja vuosikymmenten tutkimustiedon kuuteen ajattomaan oppiin, jotka todella toimivat. Unohda monimutkaiset kikkakolmoset ja valmistaudu omaksumaan periaatteet, jotka muuttavat tapasi työskennellä.
1. Tee vähemmän – mutta tee se armottoman hyvin
Kaikkein viisain tuottavuusneuvo voidaan tiivistää kahteen sanaan: tee vähemmän. Tämä voi kuulostaa paradoksaaliselta, mutta menestyneimmät ihmiset eivät tee enempää asioita; he tekevät vähemmän, mutta keskittyvät tekemään ne paremmin. Kyse ei ole lisäyksestä, vaan vähennyksestä.
Legendaarinen sijoittaja Warren Buffett antoi kerran pilotilleen neuvon, joka kiteyttää tämän täydellisesti. Buffett pyysi pilottia listaamaan 25 tärkeintä tavoitettaan, ympyröimään niistä viisi tärkeintä ja sen jälkeen unohtamaan loput 20 kokonaan. Nämä “vältä kaikin keinoin” -listan tavoitteet ovat vain houkuttelevia häiriötekijöitä.
Tee näin:
Rajoita tehtävälistasi: Pidä päivittäinen tehtävälistasi enintään viidessä kohdassa.
Määritä tärkein tehtäväsi (MIT): Valitse listaltasi yksi, kaikkein tärkein tehtävä, ja tee se ensimmäisenä. Ei poikkeuksia.
Luo “älä tee” -lista: Kirjoita ylös kolme asiaa, jotka varastavat aikaasi ja energiaasi – ja vältä niitä. Tämä voi tarkoittaa sähköpostin tarkistamista heti aamulla tai turhiin kokouksiin osallistumista.
Tee “ei”:stä oletusvastauksesi: Kun uusia pyyntöjä tulee, aloita kieltäytymisestä. Tämä pakottaa sinut arvioimaan, onko uusi sitoumus todella aikasi arvoinen.
2. Suojele kultaisia tuntejasi
Jokaisella on päivässään aikaikkuna, jolloin aivot ovat terävimmillään. Suojele tätä aikaa kuin elämäsi riippuisi siitä – koska tavallaan se riippuukin. Useimmille meistä tämä “prime time” on aamulla.
Cal Newport kutsuu tätä aikaa “syväksi työksi” (Deep Work): se on työskentelyä, joka vaatii täydellistä, häiriötöntä keskittymistä. Kirjailija Maya Angelou vei tämän äärimmisyyksiin vuokraamalla hotellihuoneen kirjoittamista varten, täysin eristettynä kaikista keskeytyksistä.
Tieteellinen tutkimus tukee tätä. Northwesternin Kellogg School of Managementin tutkimus osoitti, että saamme enemmän aikaan ja tunnemme itsemme tuotteliaammiksi, kun tartumme vaikeimpaan tehtävään ensimmäisenä.
Tee näin:
Varaa aikaa syvälle työlle: Etsi päivästäsi muutama tunti keskeytyksetöntä aikaa. Ei kokouksia, ei ilmoituksia, ei avoimia välilehtiä.
Syö sammakko ensimmäisenä: Aloita kultaiset tuntisi vaikeimmalla tehtävällä. Mark Twainin sanoin: “Jos sinun on syötävä sammakko, tee se heti aamulla.”
Tunne kronotyyppisi: Oletko aamuvirkku vai yökukkuja? Työskentele silloin, kun olet parhaimmillasi, ei silloin, kun muiden aikataulut sitä vaativat.
Raamita tehtävät (Timeboxing): Määritä tehtävälle tarkka alku- ja loppuaika. Tämä luo rakenteen, joka terävöittää keskittymistä ja estää ajautumasta sivuraiteille.
3. Systematisoi pienet asiat
Päivämme ovat täynnä pieniä, ärsyttäviä tehtäviä, jotka tukkivat koneiston. Ratkaisu on yksinkertainen: ajattele vähemmän, automatisoi enemmän.
Yksi tehokkaimmista säännöistä on kahden minuutin sääntö: jos jokin tehtävä vie alle kaksi minuuttia, tee se heti. Älä siirrä sitä listalle, äläkä ylianalysoi – vain tee se.
Toinen kriittinen periaate on lopettaa moniajo. Kukaan ei osaa tehdä sitä hyvin. Tutkimukset osoittavat, että moniajo tekee meistä hitaampia, huolimattomampia ja stressaantuneempia. Aivomme eivät yksinkertaisesti ole suunniteltu siihen.
Tee näin:
Käytä 2 minuutin sääntöä: Jos tehtävä vie alle kaksi minuuttia, hoida se välittömästi.
Lopeta moniajo: Tee yksi asia kerrallaan, vie se loppuun ja siirry sitten seuraavaan.
Eräajo (Batching): Käsittele samankaltaiset tehtävät, kuten sähköpostit tai puhelut, yhtenäisissä, keskeytyksettömissä erissä.
Rajoita valintoja: Vähemmän valintoja vapauttaa aivokapasiteettia tärkeämpiin päätöksiin. Kuten Barack Obama presidenttinä, joka käytti vain harmaita ja sinisiä pukuja säästääkseen henkistä energiaa.
4. Seuraa edistymistäsi
Harvardin tutkija Teresa Amabilen mukaan suurin yksittäinen päivittäinen motivaattori työssä ei ole palkka, kehut tai paine, vaan edistyminen merkityksellisessä työssä. Haasteena on, että emme usein huomaa omaa edistystämme. Siksi meidän on tehtävä se näkyväksi.
Pixar-animaatiostudiolla on käytäntö nimeltä “dailies”, jossa animaattorit näyttävät keskeneräistä työtään joka päivä. Tarkoitus ei ole tehdä vaikutusta, vaan näyttää edistystä. Tämä jatkuva palaute luo vastuullisuutta ja vauhtia.
Tee näin:
Kirjaa päivän edistysaskeleet: Käytä joka päivän päätteeksi yksi minuutti ja kirjoita ylös kolme tapaa, joilla edistyit.
Tee viikoittaiset katsaukset: Käytä maanantaisin viisi minuuttia tulevan viikon prioriteettien määrittelyyn. Tee perjantaisin viiden minuutin katsaus: miten meni, missä edistyit ja missä voit parantaa?
5. Pidä strategisia taukoja
Huippusuorittajat eivät ainoastaan työskentele intensiivisesti, vaan myös lepäävät paljon. Anders Ericssonin kuuluisa tutkimus huippuviulisteista osoitti, että parhaat soittajat harjoittelivat intensiivisissä, noin 90 minuutin jaksoissa ja pitivät sen jälkeen runsaasti taukoja. Heidän salaisuutensa ei ollut jatkuva puurtaminen, vaan palautuminen.
Tauot eivät ole laiskuuden merkki, vaan välttämätön osa huippusuorituskykyä. Emme ole koneita, jotka jaksavat kahdeksan tuntia yhtä soittoa; olemme rakennettu toimimaan sykleissä: ponnistus, palautuminen, ponnistus, palautuminen.
Tee näin:
Suosi liikettä: Liikunnalliset tauot, kuten kävely, ovat tehokkaampia kuin paikallaan pysyminen.
Mene ulos: Luonnossa oleskelulla, jopa kaupunkiympäristössä, on merkittäviä palauttavia vaikutuksia.
Ole sosiaalinen: Tauot muiden kanssa ovat virkistävämpiä kuin yksin pidetyt tauot, jopa introverteille.
Irrottaudu täysin: Jätä puhelin taaksesi. Todellinen palautuminen vaatii täydellistä irrottautumista työstä.
6. Tavoittele johdonmukaisuutta, älä intensiteettiä
Jos tuottavuuskirjoista pitäisi nostaa esiin yksi yhteinen, hiljainen totuus, se olisi tämä: eniten aikaansaavat ihmiset eivät ole 24/7-tyyppisiä sankareita. He ovat ihmisiä, jotka tekevät jotain paljon hiljaisempaa ja vähemmän dramaattista: he tulevat paikalle. Joka päivä.
Älä yritä olla sankari, joka valvoo koko yön tai puskee läpi 18-tuntisen työpäivän. Se ei ole kestävää ja tuottaa yleensä huonompaa työtä. Rakenna sen sijaan tapoja. Kuten James Clear sanoo, jokainen kerta, kun teet jotain, “äänestät sen tyyppisen ihmisen puolesta, jollaiseksi haluat tulla”. Pienet, johdonmukaisesti toistetut teot päihittävät suuret, satunnaiset ponnistelut, koska intensiteetti uuvuttaa, mutta johdonmukaisuus kasvaa korkoa korolle.
Tee näin:
Lopeta sankarointi: Unohda ylityöt ja maratonpäivät. Keskity kestävään tahtiin.
Rakenna rutiineja: Suunnittele yksinkertaisia rutiineja, jotka tekevät tärkeiden asioiden tekemisestä helppoa ilman yliajattelua.
Keskity toistoon: Erityisesti uuden tavan alussa toistojen määrä on tärkeämpää kuin niiden laatu tai kesto. Pääasia on, että teet sen.
Älä polta itseäsi loppuun: Jatka vain eteenpäin. Hiljaa, määrätietoisesti, joka päivä.
Jos teidän tiimi kaipaa tehokkuus-buustia, niin laita viestiä ja jutellaan asiasta!
tuomas@connection.fi